Online toimisto-ohjelmistot

Aiheet:

Taulukkolaskenta

Tekstinkäsittely

Sähköposti

Kalenteri

Tallennus

...tietoturva

Yhteenveto

 

Aloitetaan testaamaan online toimisto sovelluksia. Vastakkain ovat Microsoftin ja Googlen sovellukset. Tämä testi sisältää tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, sähköposti, tiedostojen tallennus, sekä kalenteri ohjelmistot.

Pyrin vertailemaan testissä käytettävyyttä eri päätelaitteissa,... tai ainankin puhelimessa ja tietokoneessa. Lisäksi testataan näiden sovellusten välillä esimerkiksi kopiointi- ja liitä- ominaisuuksia. Tämä siitä syystä, että mikäli vaihdetaan ohjelmistoja esimerkiksi tekstinkäsittely ohjelmistosta Word vaihdetaan Googlen Dcos tekstinkäsittelyohjelmaan, vaihdon yhteydessä tulee mitä todennäköisemmin joitakin ongelmia, joten katsotaan minkä tyyppisiä ne voivat olla.

 

Taulukkolaskenta

Ensimmäinen testattava ohjelma on tällä kertaa taulukkolaskenta. Vertaillaan Microsoftin Excel ja Googlen Sheets ohjelmaa.

Alla olevasta kuvasta näemme molempien ohjelmien käyttöliittymät. Heti alkuun huomiota herättää, että Googlen ohjelmasta voisi toivoa näkyvissä olevia työkaluja ja hiukan lisää kaikki tarvittavat työkalut kuitenkin löytyvät alasvetovalikoista. Kuten tuli todettua on Excel Onlinen pikanäppäin valikoima kuitenkin huomattavasti monipuolisempi ja enemmin muistuttaa Ofline sovellusta, johon olemme tottuneet.

 

Käytettävyys onkin se yksi tärkeimmistä asioista kun lähdetään valitsemaan päivittäiseen käyttöön työkaluja.

Aivan ongelmitta ei ohjelmien välillä tietojen kopiointi ikkunasta toiseen onnistunut Excelissä ja Sheets:issä. Osittain tämä johtui selaimesta, mutta selaimen vaihtokaan ei tuonut ratkaisua ongelmaan. Pienen kikkailun jälkeen kaavatkin sai kopioitua. Tosin vaikkakin olisi taulukkolaskennan perusteet opittu niin peruskäyttäjältä voi mennä sormi suuhun. Vaikea sanoa, käyttäjissä on eroja kuten viineissä.

Ennen tarkempaa tutkielmaa totean, että Googlen versiossa päivittyy tiedot selainten välillä ilman erillistä tallennusta. Eli, esimerkiksi, kun Sheets taulukko on avoinna Chromessa ja siihen tekee muutoksen niin se päivittyy Firefox selaimessa. Mitä hyötyä tästä on? No esimerkiksi samaa dokumenttia voidaan työstää kahdesta eri paikasta yhtäaikaa.

Jatketaan aiheeseen tutustumista.

Jopa tietoturvaa uhmaten toivoisin, että ohjelmiin saisi avattua tiedoston suoraan omaltakoneelta. Tämä ominaisuus on mielestäni puute. Eli kaikki tiedostot, joita halutaan käyttää Online toimistosovelluksissa on tallennettava ko. palveluntarjoajan Online palveluun. En tykkää. No joo, onhan asia tietenkin niin, että jos alkaa käyttää Online palvelua on otettava talennus paikaksi Online palvelun kansiot, jotta kaikki tiedostot pysyvät ajan tasalla... tai sitten on oltava supermuisti käyttäjällä.

Tiedostojen tallennus onnistuu eri tiedostotyypeissä lähes yhtä hyvin kuin offline versioissa. Pitää kuitenkin muistaa, että kyseessä on kevyempi ohjelmaversio.

Versiohistorian tarkastelu ja esikatselu on Googlella toteutettu mielestäni paremmin. Ms:n Excelissä versiot avautuvat uusiin välilehtiin ja Googlen versiossa taas versioiden esikatselu onnistuu samassa ikkunassa ikkunan oikealta puolelta löytyvässä versiohistoria valikosta versiota vaihtamalla. Kätevää. Tosin makuasia tämäkin mutta tässä kohtaa kannattaa muistaa, että tämä toimii kaikissa palvelun sovelluksissa samoin.

Tässä testissä en puutu nyt monimutkaisten ja pitkien funktioiden toimivuuteen, koska suurimmalla osalla on käytössää pelkästään ”Lisää funktio” ominaisuudella lisättyjä funktioita, eikä läheskään kaikilla taulukkolaskentaa käyttävillä ole itsekirjoitettuja ja/tai useita sisäkkäisiä funktioita, makroista tai scripteistä puhumattakaan. No mainittakoon, että ainankin scriptien teko onnistuu tarvittaessa ainakin Googlen Sheets ohjelmassa sillä Google App Script ohjelmassa pääsee nikkaroimaan lisää automaatioita ohjelmaan JavaScript muodossa.

Käyttöliittymässä näkyviä työkaluja tarkastellessa tosiaan Excel menee kärkeen heittämällä, kuten olen maininnut. No sitten testataan puhelimessa.... joo antaahan olla. Jos jollakin on tarvetta täyttää taulukoita puhelimella niin tuskinpa hän tarvitsee tätä testiä siihen. Hänellä on todennäköisesti siihen tarkoitettu näkö, sormet ja ennen kaikkea, enkelin kärsivällisyys. Eli siis puhelinversio ei ole mielestäni käyttökelpoinen edes 5.5 tuuman näytöllä. Käyttöliittymä on hankala etenkin Excel versiossa. Tiukanpaikan tullen Sheetsiä pystyy käyttämään mutta Excelin käyttöliittymä työkalujen kaivelun osalta on toivoton.

Palataan vielä tietokoneen selaimella pyöritettäviin applicatioihin. Funktiot eivät ole aivan suoraan yhteensopivia mutta suurelta osin pitäisi toimia suhteellisen hyvin. No molemmista löytyy tärkeimmät kilkkeet taulukon luontiin ja ylläpitoon, eli ei aivan toivottomia. Tosin Ms:n versiossa tulee esille se, että taustalle on saatavissa maksullinen Office parantamassa laajempaa käytettävyyttä. No tietysti jos aiotaan pysyä ilmaisversioissa niin molemmista löytyy ne versiot ja aivan täysin ilmaisena, ehkä myös Ms:n versiokin tulee jatkumaan. Aika näyttää. Kuitenkin 365 ja tai Office 20xx version kanssa tai ilman Ms:n Excel Online on parempi tietokonetta käytettäessä. Puhelimessa ja tablet versioissa turvaudun taas mieluummin Google-versioon.

Tässä vaiheessa en vielä puutu sen tarkemmin tiedostojen tallennukseen.

Tekstinkäsittely

Seuraavaksi tutustutaan tekstinkäsittelyyn, joka lienee useimmille käyttäjille taulukkolaskentaa tutumpi.

Perusnäkymässä tilanne on pitkälti sama kuin taulukkolaskennassa, eli Word Online pesee työkaluvalikoillaan Googlen Docsin. No voihan toki ajatella, että Docsissa on vain ne tärkeimmät kilkkeet laitettu esille. Ehkä näin. Itse kuitenkin pidän siitä, että ohjelmat ei paljoa poikkea on ne sitten offline tai online versioita. Samaa ajatusta vein aikoinaan eteenpäin kun suunnittelin ensimmäisen selaimella käytettävän web-sivujen ylläpitotyökalun noin 15 vuotta sitten.

No jatketaan. Molemmilla sovlluksilla onnistuu yksinkertaisten asiakirjojen tekeminen ja oikeastaan se mitä ihan perusasiakirjalta vaaditaan, täyttää molemmat sen tarpeen. Tosin Word Onlinesta en ihan lyhyellä, enkä vähän pitemmälläkään etsimisellä löytänyt viivainta näkyville. Joku noheva käyttäjä sen varmaan löytää ja ilmoittaa kommentissa sen myös muille.

Alla kuva ohjelmien käyttöliittymistä.

Ohjelmia käynnistäessä löytyy Wordista valmiita malleja runsain mitoin, sekä myös vasemmalla luettelona viimeisimmät asiakirjat ja Docs näyttää ainoastaan aiemmin käsitellyt asiakirjat.

Docsissa uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan oikeassa alareunassa olevalla lähes pingispallon kokoisella punaisella ympyrällä jossa on + merkki keskellä. Wordissa sama toimenpide tapahtuu kun klikkaa haluttua asiakirjamallia selainikkunasta.

Aivan täysin ei kumpikaan pääsen taas offline ohjelmiston tasolle mutta ei liene tarkoituskaan. Reissussa onnistuu asikirjojen luominen ja kirjoitus päätelaitteesta riippumatta. Nämä ovat huomattavasti onnistuneempia kuin talukkolaskentaohjelmat. Itse entisenä ohjelmistosuunnittelijan työtä tehneenä en saa päähäni mahtumaan, että kuinka Online talukkolaskennan saisi toimivaksi pienellä noin 4.5-6 tuuman näytöllä. … ainiin tekstinkäsittelystähän tässä oli puhe. Eli vaikea sanoa kumpi olisi parempi käytettävyydeltään. No Wordissa on käyttöliittymän ulkonäössä ja työkalujen asettelussa jne. onnistuttu paremmin.

 

Sähköposti

JA sitten, sähköpostiohjelmat. Ja HAA, nyt onkin sitten perustaltaan kahdesta täysin erilaisesta ohjelmasta kyse, joten vertailussa pelkästään käyttöliittymät. Ok kerron miksi.

Outlook on käytännössä tietokoneelle asennettavan Officen Web versio. Eli tilit voi olla missä tahansa sähköpostipalvelimella, eikä palvleun tarjoajalla ole näin ollen väliä, eli voit käyttää olemassa olevaa sähköpostitilä, eikä osoitetta tarvitse vaihtaa. Googlen versio edellyttää taas, että käytät Gmail-tiliä. Tässä ero ja siksi emme vertaile ohjelmia sen syvemmältä, koska mielestäni Microsoftin antama vapaus sähköpostipalvelimen valinnassa tuo käytettävyyttä huomattavasti lisää. Tokihan voit valita sp tiliksi myös outlook.com osoitteen Ms:n palvelimelta.

Käyttöliittymällä Gmail menee Outlook.comin ohi että heilahtaa. Käyttöliittymä ja työkalut ovat liian pelkistettyjä Outlookissa. Onkohan tietokoneen selainversio unohdettu tehdä kokonaan??? Gmailissa saa lisäksi huomattavasti enemmin ulkoasun muokkausvaihtoehtoja. Eli käyttöliittymältään Gmail on parempi mutta edellämainittu sähköpostiosoitteen vaihtomahdollisuuden mahdollisuus pudottaa Gmailin pisteitä.... mutta Gmail-tilin saa Outlookkiin... mutta miksi laittaisin sen sinne???? Toisaalta jos sinulla on Outlook.com tili niin saat ohjattua viestisi Gmailiin... jos sinulla on Gmail-tili Outlook.com tilin lisäksi. No mitä lähettäjän osoitteeseen tulee, onkin jo toinen asia.

 

Kalenteri

Sitten aletaan tutkia kalenteria, joka sähköpostin ohella on itselläni kaikkein käytetyin ohjelma. Käytän tällähetkellä pääasiassa Googlen kalenteria, joka toimii Android puhelimessa erinomaisesti ja on käytettävyydeltään hyvä. Office Onlinen kalenteri tietokoneen selainversiossa on ihan hyvännäköinen mutta huomattavasti pelkistetympi ja esim. kalenteria ei saa näkyville pikkuruutuna kuten Googlen versiossa. Mielestäni muutenkin Microsoft on mennyt pelkistämisessä tässäkin liian pitkälle, koska käytettävyys on kärsinyt.

Kalenterien jakaminen on myös Googlen kalenterissa huomattavasti jouhevampaa. Tapahtumien luonti taas on hyvin samaa luokkaa molemmissa.

Jään kaipaamaan myös Ms:n kalenteriin jonkintyyppistä merkkiä kellon ajasta. Se nimittäin tuntuu puuttuvan kokonaan. Eli tämän enempää vääntämättä Google otti kalenterikisassa oikein kunnon selkävoiton. Kalenterista tulee vielä erilillinen juttu, joten en puutu tässä kohtaa enempää aiheeseen.

 

Tallennus

”Pilvitallennus.” tai miksi kukakin tahtoo kutsua etätallennusta tms. Eli vastakkain tässä OneDrive ja Google Drive. Ilmaisversiossa molemmilla on tallennustilaa noin 15 Gb. Vuosikustannukset lisätilallekkin vaikuttaa olevan hyvin samaa luokkaa. Erot ovat vain senttejä ja korkeintaan muutamia euroja tarjouksesta riippuen. Oikein huomattavia eroja ei näissäkään ole. Ainoa on OneDriven tiedostojen jakaminen tai oikeastaan oikeuksien määrittely voi tuottaa tuskaa sillä se toimii ”yhtä hyvin” kuin Windowsissakin. Eli tarkemmin sanottuna Google toimii paremmin jos joku alkaa muuta väittämään niin kokeilkoon.

Puhelinversiota ei oikein voi vertailla puhelinten välillä muualla kuin Android puhelimessa ja tuntuu ainakin, että varmuuskopintia myöten Google otti tässäkin voiton. Tietokoneella käytettäessä on ero toki lähes olematon. Tosin Linux käyttäjille OneDrive on se huonompi vaihtoehto.

 

...ja näköjään tuli sananen tai pari tietoturvasta

Tosiasia on tänäpäivänä, että kun kiintolevyihin ei enää ole mitään luottamista on pilviohjelmat lähes välttämättömiä ja antavathan ne lisää vapautta liikkumiseen. No tietoturva asiat tulee tässäkin esille sekä se, että olet sitten aina naimisissa palveuntarjoajan kanssa kun otat käyttöön ko. Ohjelmat. Onko nämä sitten oikeasti turvallisia. Oma tietokone on turvallisin jos olet huolehtinut siitä, että sinulla on riittävän monta ulkoista kiintolevyä joihin teet varmuuskopiot ja tietysti se, että et säilytä kaikkia levyjä samassa rakennuksessa ja sinulla on tietoturvasta huolehdittu. En tarkoita operaattorin tarjoamaa tietoturvasovellusta palomuureineen, vaan ihan oikeaa palomuuria lähiverkkoon ja vielä kunnolla konfiguroituna. Toisaalta siinäkin on omat riskinsä. Mitään oikeasti salaista ei kannata mielestäni pilveen tallentaa vaan niitä tiedostoja kannattaa pitää omilla kiintolevyillä. Tunnen Internet verkkotekniikan todella hyvin ja tiedän varsin hyvin, että tietoturva loppuu siihen kun tietokone on yhdistetty Internettiin. Tähän asti ei ole vielä keksitty järjestelmää jota ei voisi murtaa mutta on tehty systeemejä joiden murtaminen ei ole ihan helppoa ja tietysti ne joilla on tarve tehdä murtoja kesittyvän ensin kaikkein heikoiten suojattuihin järjestelmiin. No kumpi on turvallisempi. Ei kumpikaan.

Eli käytin pelkästään selainversiota en esim. Googlen Apps työkalua tai Microsoftin 365 ohjelmaa.

 

Yhteenveto

Yhteenvetona todettakoon, että selvää eroa on vaikea tehdä ohjelmien välillä ja itse olen päätynyt käyttämään molempia yhdessä. Linux käyttäjänä en ole suostunut omalle koneelle asentamaan Officea vaikkakin se siinä toimii moitteetta Outlookia myöten. (Jos on tarve asentaa Office Linux koneeseen niin kysykää allekirjoittaneelta apua) Kalenterin, tiedostojen ja tiettyjen sähköpostien jakaminen ja päätelaiteriippumattomuus ovat tätä päivää. Kun kumpikaan palvelun tarjoaja ei ole kyennyt tekemään täysin toimivaa sovelluskokonaisuutta on mielestäni näiden kahden palvelun yhteen sovittaminen ollut vaivan arvoinen työ.

Tietoturvan osalta olen ratkaissut asian niin, että omassa verkossa on käytössä USB levyjä, sekä verkkolevyjä tietojen tallennukseen. Tämän lisäksi käytössä on OneDrive sekä Google Drive tiettyyn osaan tiedostoja. Tällä kokonaisuudella olen päässyt varsin saumattomaan järjestelmään ja olen tietyillä etähallinta ohjelmilla ratkassut myös sen, että oman koneen käyttökin on mahdollista mistä tahansa, myös puhelimella (tosin hankalaa kun on näkö jo aika heikko). Lisäksi erään verkkolevynvalmistajan ThinClient ominaisuus mahdollistaa myös verkkoon pääsyn selainpohjaisella Linux käyttöliittymällä. Kaikki nämä yhdistettynä näihin kahteen palveluun on tehnyt tästä toimivan kokonaisuuden. Tämmöisen järjestelmän käyttöönotto toki vaatii hiukan opiskelua ja asiaan paneutumista mutta se todella kannattaa pitemmän päälle. No aivan ilmaistakaan se ei ole mutta kustannukset ainakin yrittäjille tulee suhteellisen nopeasti takaisin kun systeemiä on oppinut käyttämään. Käyttö on todella vaivatonta ja sen on mahdollistanut tosiaan nämä kaksi Google ja Microsoft.... ja ennen kaikkea tietoturvallinen Linux järjestelmä.

Käsittämätöntä, että vannoutuneen Linux käyttäjänä kehun Microsoftia mutta jos en välitä siitä, että olen joidenkin tiedostojen osalta naimisissa Microsoftin kanssa niin tämän kestää.

 

P.S. Laittakaa ehdotuksia mistä haluatte testejä tai muita kirjoituksia tänne.

 

 

 

Kommentit

Ei kommentteja

Leave a comment

Tilaa uutisemme suoraan sähköpostiisi!

Rekisteröidy postituslistalle tai kirjaudu

Links:trx for sale
trx outlet
discount trx
cheap trx
trx for sale
trx australia
trx australia

E-Karjalan ICT-Palvelut.net Oy

Janne Kotisalo     050 300 9931
janne.kotisalo(AT)ictpalvelut.net
 
Markku Järvinen  050 305 9931 
markku.jarvinen(AT)ictpalvelut.net
 
 

 Kartta

Links:trx for sale
trx outlet
discount trx
cheap trx
trx for sale
trx australia
trx australia

BQ Aquaris E4.5 Ubuntu Edition kokeilu

Kauan odotettu Ubuntu Phone on viimein kädessäni. Eli heti alkuun jos tarvitsee nopeasti puhelimen, ei tämä ole silloin sinun valinta. ...

Suomenkielinen Windows 10 testissä

Suomenkielielinen Windows 10

Testaan Suomenkielistä Windows 10 kokeiluversiota. ...

.